Kebijakan tersebut mencakup seluruh siklus hidup arsip, mulai dari penciptaan, penyimpanan, pemanfaatan, pemeliharaan, hingga penyusutan. Arsip ASN dibedakan menjadi dua jenis: Arsip Utama (seperti Daftar Riwayat Hidup, SK CPNS/PNS, riwayat pendidikan, pangkat, jabatan dan diklat) dan Arsip Kondisional (seperti riwayat pindah instansi atau SK cuti di luar tanggungan negara). Semua harus tersedia dalam format digital.
“Arsip yang lahir digital dari sistem seperti SIASN akan otomatis tersimpan di DMS. Sementara untuk dokumen seperti ijazah, sertifikat, atau piagam penghargaan yang tidak dihasilkan SIASN, instansi dan ASN bertanggung jawab mengunggahnya sendiri melalui DMS atau aplikasi MyASN,” jelas Prof. Zudan.
Untuk menjamin keamanan Arsip ASN digital, DMS dilengkapi dengan pengamanan berlapis termasuk multi-factor authentication (MFA) dan pemantauan akses real-time. Mekanisme penyusutan arsip juga diatur secara digital: arsip berstatus “Punah” akan masuk masa inaktif 1 tahun sebelum statusnya berubah menjadi “Musnah” atau “Statis”, tanpa menghapus Arsip ASN digital secara permanen.
