Adapun informasi awal untuk syarat peserta dan peninjau pada Kongres XXV PWI adalah sebagai berikut :
1. Peserta Kongres dari 34 Provinsi dan Cabang Khusus Solo terdiri dari 3 (tiga) orang: Ketua, Sekretaris, dan Ketua Dewan Kehormatan Provinsi. Untuk 4 Provinsi baru di Papua, hanya Pelaksana Tugas (Plt) ketua yang menjadi peserta.
2. Panitia Kongres akan menanggung tiket, penginapan di El Hotel, dan konsumsi untuk tiga orang. Peserta check in 24 September – check out 27 September 2023. Setiap PWI Provinsi mendapat 2 kamar.
3. Tiket direimburse dengan ketentuan melampirkan: kwitansi, copy e-ticket, dan boarding pass.
a. Untuk harga tiket, panitia hanya menanggung sebesar pagu yang sudah ditetapkan.
b. Panitia menyediakan transportasi bus dari Bandara Soeta menuju El Hotel pada tanggal 24 September 2023, dengan dua kali keberangkatan yaitu pukul 10.00 dan 16.00 WIB.
c. Untuk peserta yang menggunakan angkutan umum ke Bandung, panitia menyediakan penjemputan dari terminal, stasiun, dan bandara menuju El Hotel.
4. Peninjau resmi dari masing-masing provinsi berjumlah 5 (lima) orang. Untuk Peninjau, panitia tidak menanggung tiket, akomodasi, konsumsi, dll.
