Adapun tata cara mengirim pengaduan melalui surat, masyarakat perlu menuliskan kronologis permasalahan secara lengkap dan jelas serta menyertakan detail yang relevan. Selain itu, pengadu wajib melampirkan bukti dokumen untuk mendukung laporan yang disampaikan. Surat dapat dikirimkan secara langsung ke Loket Persuratan pada hari kerja (Senin sampai Jumat, pukul 09.00 WIB hingga 14.00 WIB) atau melalui alamat Kementerian ATR/BPN di Jalan Sisingamangaraja Nomor 2, Kebayoran Baru, Jakarta Selatan.
Selain melalui surat cetak, masyarakat juga dapat mengirimkan pengaduan melalui surat elektronik dengan ketentuan yang telah ditetapkan. _File_ yang diunggah harus berformat PDF dengan ukuran maksimal 20 MB. Penamaan file mengikuti nomor surat (jika ada) dengan garis miring diganti _underscore_ atau menggunakan nama pengirim jika tanpa nomor surat. Apabila ukuran _file_ melebihi batas, dokumen dapat dibagi menjadi beberapa bagian. Isi surat elektronik harus mencantumkan perihal, nomor surat, tanggal dan identitas pengirim, serta dikirimkan ke alamat _email_ resmi pengaduan.
