Hadir dalam kesempatan tersebut, antara lain, sejumlah Pengurus Harian PWI Pusat, antara lain, Wasekjen Raja Pane, Ketua Bidang Pendidikan, M Nasir, Ketua Bidang Kerjasama, M Sarwani dan Wakil Ketua Bidang Organisasi, Irmanto. Beberapa pengurus lainnya, menghadiri rapat lewat “zoom”, yakni Ketua Bidang Advokasi dan Pembelaan Wartawan, Kamsul Hasan dan wakilnya, Chelsia Chan, Ketua Bidang Pembinaan Daerah, M Harris Sadikin, Ketua Bidang Organisasi Zulmansyah Sekedang dan Herlina (PWI Provinsi Riau). Sementara Raja Isyam Azwar, Ketua PWI Provinsi Riau tidak bisa mengikuti rapat karena sedang menjalankan ibadah haji.
Raja Pane dalam rapat itu sempat menunjukkan Surat Pengurus PWI Provinsi Riau tertanggal 7 Mei Nomor 21/PWI-R/V/2024 yang menyatakan bersedia menjadi Tuan Rumah HPN 2025 serta persetujuan Penjabat Gubernur Riau melalui surat Nomor 500-12/Diskominfotik/1518 tertanggal 3 Mei 2024.
